圖表，要有重點訊息

月前看到君婷老師提的這則重大發現：「當你沒辦法 convince 對方的時候，那就想辦法 confuse 他。」

對於「塞一大堆無關緊要，但看起來好像很認真整理過的資料」這件事，我是感同身受的——尤其是職場的會議簡報。

職場的會議簡報，下焉者，塞一大堆原始數據；中焉者，把數據整理為樸素的統計圖表；上焉者，會針對圖表的洞見予以錘鍊。¹ 上焉者的境界，可能需要一段時間訓練與即時回饋，恐非短期可奏效；但我發現，只要掌握一個逆向工作法的小訣竅，就能找到改善中焉者表現的線索。

金字塔原理的 “so what?” 觀點

記得第一次看到這個訣竅，是從 Barbara Minto《金字塔原理》書中學來的：

先決定你想要利用圖表回答的問題，將答案當作標題，然後選擇最適合的圖表格式來呈現該論點。

務必確定圖表的標題直接表達它的內容。標題可以是一個完整的句子，或是包含動詞的一句片語，這麼做讓你可以核對圖表帶給觀眾的視覺印象是否符合你希望表達的內容。

同樣出自麥肯錫人、同樣在談金字塔原理的另一本書《邏輯思考的技術》，第四章舉了一個具體例子：

這份圖表，只有把數據整理為樸素的時序表格及初級分類，但對讀者來說，如果未經解說，其實很難一眼看出作者為什麼要秀出這份表格：

即使觀察相同的東西，由於觀察者有興趣或關心的事情不同，很可能會得出不同的 “so what?” 內容。

不要以為「只要看到圖，應該就一目瞭然了」，因為那樣會變成把 “so what?” 全權交由接收者解釋。不可以認為「看了就會懂」而放任不管，明確表示出「總之，從這裡我們可以看出什麼」，是非常重要的。

這份圖表，缺少明確的 “so what?” 線索，充其量只是落於「中焉者」層次。

因此，《麥肯錫新人培訓 7 堂課》的第七課，就明確提出以下這種「一張圖表、一個訊息」範本供新人依循 ²，內容包括「一個經過徹底調查，將所有資料結晶化後的訊息，以及一張簡單表示相關情報的圖表」：

事先逆向思考這張圖表想傳達的 “so what?” 關鍵訊息是什麼，然後明確揭露在大標題或小標題上。我發現，只要掌握這個小訣竅，就有助於引導自己接下來該朝什麼方向去加工錘鍊，好讓圖表能夠支持這段 “so what?” 關鍵訊息。

簡報大師的觀點

以上都是麥肯錫人的觀點。那麼，簡報大師，尤其是視覺簡報大師、敘事簡報大師的觀點呢？就請 Nancy Duarte 及 Brent Dykes 兩位大師現身說法吧。

Nancy Duarte 在《矽谷簡報女王用數據說出好故事》第六章，將圖表簡報頁面的標題再細分成「圖表標題」與「研究心得」兩部份，並主張：

• 圖表標題要合乎事實，保持中性。
• 研究心得則是敘述，從圖表中你得到的見解，支持你如何看待數據呈現的問題或機會。

Brent Dykes 在《資料故事時代》第八章，主張要善用「解釋性」的標題：

我們常在圖表上寫描述性的標題，而不是解釋性的標題，因此浪費了那個寶貴的空間。

你用資料講述故事時，必須把握機會，利用標題來強調每個圖像的重點。

看起來，兩位簡報大師的觀點，都與金字塔原理的 “so what?” 觀點相吻合。

資料中立性的觀點？

有些人可能認為，資料，就該是客觀中性的存在，應該讓樸素的統計圖表直出，讓數字自己跳出來說話，不該滲雜人為的誘導。

真的是這樣嗎？

資料固然不能造假，統計圖表也不能刻意施以歪曲事實的加工，但這不意味著我們就要棄守主觀詮釋的權力——這不是客觀理性，而是怠惰。

尤其是職場的會議簡報。

對於資料中立性議題，《２軸思考》說得好：

工作上有大成就的人，其資料一定會加上自己的意見，或說偏見。製作資料時，一定要避免完全交由對方判斷而絲毫不滲入自己的意見。

相反地，當自己是資訊接受者，就必須冷靜判斷，避免被這樣的「偏見」迷惑。

這也不禁讓我聯想到洪震宇在《精準寫作》提出的「魚骨寫作法」觀點。雖然不是針對資料圖表，但中心思想一樣適用：

我從學員的魚骨寫作練習發現，大家並不習慣這種逆向思考的寫作方法。學員說，要想清楚再寫，是一大挑戰，因為沒有勇氣第一句就破題，總喜歡鋪陳迂迴。

問題在於過去的寫作慣性：❶ 喜歡把重點、主題藏在段落中，似乎怕人一眼看穿。❷ 想法不聚焦，邊寫邊想、邊想邊寫；寫完後，沒有仔細消化想法，到底要呈現什麼主題？沒想法，就端不出魚頭句。

或許，端得出想法，有勇氣破題，不僅是寫作，同樣也是職場會議簡報該學的功課吧。