(改寫自公司內部 memo)

   

(Target audience: 有「專案管理」職責的人)

Hi all,

隨著愈來愈多人開始運用專案管理課堂上學到的技術來工作,帶來更高的透明度,更成熟的專業度,欣慰之餘,我也針對其中一件事「透明度」提出一點小提醒。

理想情況下,組織應該要追求專案的透明度——除非有特殊理由。

譬如說,Rex 老師在課堂上就提醒過:「利害關係人矩陣」不必然需要對外公開透明。試想:如果某一位利害關係人看到自己被歸在 “High Interest but Low Power” 象限,會作何感想?

Rita Mulcahy 在 PMP Exam Prep 書中也如此提醒:

Source: PMP Exam Prep by Rita Mulcahy

Source: PMP Exam Prep by Rita Mulcahy

   

另一個例子,是專案組合管理 (project portfolio management)。

我們會根據某些質化或量化角度替專案組合做評估與分級。如果整個組織已經有公認成熟的量化評估方法(尤其是有 PMO 編制的組織),那就是走公開透明的路線;否則,可能會用簡單的質化方式,像是艾森豪矩陣之類的二軸工具予以初步分級。

此時,請小心拿捏:這種二軸評估矩陣是否真的需要公開透明。試想:如果某一位利害關係人看到自己的專案被歸在 “Not Important” 或是 “Not Urgent” 的象限,會作何感想?

   

   

小總結:有些專案管理/專案組合管理資訊,可能只能在專案團隊內部揭露。不是為了隱瞞,而是為了妥善管理利害關係人。