咬文嚼字的必要性（二）：階段性的預期成果設定

不管是專案管理領域還是目標管理領域，「階段性的預期成果設定」都是很重要的基本動作。

不過，多年下來，我常常看到怪怪的，但又說不上來哪裡不對勁的例子。因此，我想找找是否有建議的寫法，甚至句型，作為團隊的共同語言。

此文針對 ① 專案管理領域的 milestone 與 ② 目標管理領域的 key result 兩方面來探討。

專案管理領域的 Milestone

Milestone 是很常被設錯的東西。部份原因是對於「milestone 到底是什麼、作用是什麼」有了錯誤的認知。

Milestone 是什麼？

如果你用慣了專案管理軟體，在你的印象中，milestone 或許只是一個「duration 為 0」的 activity/task ¹ 。如果從這個角度來看，milestone 應該會是帶有動詞屬性的行為——或許可稱之為「瞬間行為」。但是，根據 PMBOK 第七版的說法，milestone 其實並不是一個帶有動詞屬性的行為，反而比較像是個偏向名詞屬性的「可見事物」：

Milestone. A significant point or event in a project, program, or portfolio.

PMI 網站的文章 “Milestone planning – a different planning approach” 則指出：

A milestone anticipates what the project is supposed to achieve at a pre-set date. It should describe a desired state of affairs, a desired future situation. A milestone should describe what we want to achieve; when we get there, that’s the event.

Milestone 的作用是什麼？

簡單的說，milestone 是分而治之的控制點。再引述 “Milestone planning – a different planning approach” 一文的說法：

Milestones are also control stations in the project, an opportunity for stakeholders to assure themselves that the project is moving in the right direction.

好的 milestone 該有什麼特性？

根據李君婷老師【510 專案監管的系統思考與規則設計】的課程講義，好的 milestone 應該要有三個特性：

• 精簡，清楚。
• 足以代表專案關鍵。
• 可被具體檢核。

“Milestone planning – a different planning approach” 一文也說：

The way a milestone is formulated should allow us to determine whether the desired state has been achieved or not.

It is relatively simple to say whether a milestone has been reached if it is an actual object, something we can inspect and verify.

Milestone 可能的句型？

雖然我比較少看到有人直接建議 milestone 的句型，但從上述的探討，不難歸納出一些方向：

• Actual object.
• Desired state.
• Inspectable & verifiable.

Rita Mulcahy 在 PMP Exam Prep 一書也舉了一些例子：

Remember that milestones have no duration; they are simply the completion of activities. Milestones may include “requirements are complete” or “design is finished”…

因此，我個人喜歡借用 event storming 圈子對於 “event” 的建議句型：「事件的內容，用 past tense (過去式) 描述」。

應用到 milestone 身上，可選用「過去式」或「現在完成式」句型：

• 英文加 -ed。譬如：xx% migrated, yy% done, zzz approved.
• 中文加「已」。譬如：xxx 已完成、yyy 已測試、zzz 已驗收。

OKR 的 “Key Result”

Key Result 是什麼？

OKR 原典《OKR：做最重要的事 (Measure What Matters)》是如此介紹 O 與 KR 的：

「目標」就是我們想達成的事，不多也不少。

「關鍵結果」界定 目標的標準 ，並且監控我們 「如何」達成 。有效的關鍵結果不僅明確，而且有時限，是進取但又可行的。最重要的是，它們是可測量也可驗證的。

Key Result 的作用是什麼？

《OKR：做最重要的事》如此說：

目標設計和運用得當，可以防範模糊不清的思想，以及執行時的含混摸魚。

關鍵結果的要求只有「已滿足」或「未滿足」兩種可能，中間沒有灰色地帶或存疑的餘地。到了指定的期限（通常是一季結束時），我們就宣佈關鍵結果是否已達成。

好的 Key Result 該有什麼特性？

《OKR：做最重要的事》如此說：

目標必然是重要、具體和行動導向的，最好還能激勵人心。

關鍵結果必須可以測量，而且，最後也只要用看的，完全不必提出任何理由，證明自己是否做到了。達成？還是沒達成？答案很簡單，不需要下判斷就能回答。

必須含有完成工作的證據。這種證據必須可取得、可信和容易發現。

編寫關鍵結果時，務必做到一件事：每一項關鍵結果都百分百達成，目標也就百分百達成。

Key Result 可能的句型？

原始的《OKR：做最重要的事》論述中，似乎並沒有強調 O 與 KR 的句型。我只在此書附錄看到這麼一句最接近的話：

關鍵結果代表 「如何」(How) ，應該要表達 可衡量的里程碑 。

這句話點出兩個核心元素：方法、里程碑。

後來管顧圈加入推廣 OKR 運動，才漸漸發展出一些較具規範性的寫法，但似乎尚未形成集體的共識。不過，從他們的 OKR 論述中，常常看到「里程碑型」這種 KR 類型 ²。 因此，我個人很喜歡沿用前面探討過的「Milestone 句型」做為 KR 的句型骨幹。

如果還要更細膩一點，不妨將「如何」(How) 也放進 KR 句型當中。譬如說，李君婷老師【512 目標管理與團隊績效：統整 OKR 與 KPI 的有效實務】的課程講義，及《OKRs 執行力：華人實踐版》一書，都不約而同介紹過以下這種三合一寫法：

• 在 xxx 日期之前，透過 yyy 方法，完成 zzz 成果。

以此句型為基礎，你可以再添加量化元素進去：

• 在 xxx 日期之前，透過 yyy 方法，達到 zzz% 成果。

你可以把量化元素的起點與終點也寫進去：

• 在 xxx 日期之前，透過 yyy 方法，將 zzz 指標從 aaa 推進到 bbb。

你也可以添加「資源運用」元素進去，就變成很有 OGSM 的味道：

• 在 xxx 日期之前，運用 yyy 資源，完成 zzz 成果。

運用之妙，存乎一心。

以上就是我個人慣用的 milestone 與 key result 句型。請掌握此基本句型，展現出內行氣。